Mencapai Kinerja Operasional yang Prima dan Kedekatan dengan Pelanggan: Aplikasi Perusahaan

 

A.     Sistem Perusahaan

Sistem perusahaan dikenal sebagai sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning—ERP), yang didasarkan pada modul peranti lunak yang terintegrasi dan basis data pusat yang sama. Basis data mengumpulkan data dari berbagai divisi dan departemen dalam sebuah perusahaan, dan dari sejumlah besar proses bisnis yang penting dalam manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia, membuat data tersedia untuk aplikasi yang mendukung hampir seluruh aktivitas bisnis organisasi secara internal.

1.      Peranti Lunak Perusahaan (enterprise software)

Peranti lunak perusahaan dibuat berdasarkan ribuan proses bisnis yang telah jelas yang merefleksikan praktik-praktik terbaik. Praktik-praktik (best practices) adalah solusi dan metode penyelesaian masalah yang paling berhasil dalam sebuah industri untuk mencapai tujuan bisnis secara konsisten dan efektif.

PROSES  BISNIS  YANG  DIDUKUNG  SISTEM  PERUSAHAAN

Proses keuangan dan akuntansi, termasuk buku besar, utang usaha, piutang usaha, aset tetap, peramalan dan pengaturan kas, akuntansi biaya produk, akuntansi pusat biaya, akuntansi aset, akuntansi pajak, pengaturan kredit, dan pelaporan keuangan.

Proses sumber daya manusia, termasuk administrasi personalia, akuntansi biaya, penggajian, perencanaan dan pengembangan personalia, akuntansi tunjangan, pelacakan pelamar, manajemen waktu, kompensasi, perencanaan angkatan kerja, manajemen kinerja, dan pelaporan biaya perjalanan.

Proses manufaktur dan produksi, termasuk pengadaan, manajemen persediaan, pembelian, pengiriman, perencanaan produksi, penjadwalan produksi, perencanaan kebutuhan bahan baku, pengendalian kualitas, distribusi, pelaksanaan transportasi, serta pemeliharaan tempat dan peralatan.

Proses penjualan dan pemasaran, termasuk pemrosesan pesanan, kontrak konfigurasi produk, pemberian harga, penagihan, pemeriksaan kredit, manajemen insentif dan komisi, dan perencanaan penjualan.

B.     Sistem Manajemen Rantai Pasokan

1.      Rantai Pasokan (Supply Chain)

Rantai pasokan perusahaan adalah jaringan organisasi dan proses bisnis untuk mendapatkan bahan mentah, mengubah bahan mentah ini menjadi barang setengah jadi atau barang jadi, dan mendistribusikan barang jadi kepada pelanggan. Rantai pasokan menghubungkan pemasok, pabrik, pusat distribusi, toko eceran, dan pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dari sumber melalui konsumsi.

2.      Informasi dan Manajemen Rantai Pasokan

Salah satu masalah yang sering muncul pada manajemen rantai pasokan adalah efek bullwhip (bullwhip effect), di mana informasi mengenai permintaan suatu produk menjadi berubah ketika melelwati satu entitas ke entitas selanjutnya di sepanjang rantai pasokan. Kenaikan yang sedikit pada permintaan sebuah barang mungkin menyebabkan unit-unit yang berbeda pada rantai pasokan—distributor, pabrik, pemasok, pemasok sekunder (pemasok dari pemasok), dan pemasok tersier (pemasok dari pemasoknya pemasok)—untuk menimbun persediaan sehingga masing-masing mempunyai persediaan yang cukup untuk “berjaga-jaga”.

Efek bullwhip ini dapat dikurangi dengan cara mengurangi ketidakpastian tentang permintaan dan penawaran ketika seluruh anggota rantai pasokan mempunyai informasi yang akurat dan terbaru. Jika seluruh anggota rantai pasokan berbagi informasi dinamis mengenai jumlah persediaan, jadwal, peramalan, dan pengiriman, mereka akan mempunyai pengetahuan yang lebih tepat tentang bagaimana menyesuaikan perencanaan sumber daya, produksi, dan distribusinya. Sistem manajemen rantai pasokan menyediakan informasi yang membantu para anggota rantai pasokan membuat keputusan tentang pembelian dan penjadwalan yang lebih buruk.

3.      Aplikasi Manajemen Rantai Pasokan

Peranti lunak rantai pasokan diklasifikasikan menjadi :

a.       Sistem perencanaan rantai pasokan (Supply chain planning system), membuat perusahaan dapat membuat peramalan permintaan bagi suatu produk dan untuk mengembangkan perencanaan sumber daya dan proses produksi untuk produk tersebut. Sistem ini membantu perusahaan mengambil keputusan operasional yang lebih baik, seperti menentukan berapa banyak suatu produk harus dibuat dalam suatu periode waktu; menentukan tingkat persediaan untuk bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi; menentukan dimana harus menyimpan barang jadi; dan mengidentifikasi jenis transportasi yang digunakan untuk pengiriman.

b.      Sistem pelaksanaan rantai pasokan (supply chain execution system), mengelola aliran produk melalui pusat-pusat distribusi dan gudang untuk memastikan bahwa produk tersebut dikirimkan ke lokasi yang tepat dengan cara yang paling efisien. Sistem tersebut melacak status fisik barang, pengelolaan bahan mentah, operasi gudang dan transportasi, serta informasi keuangan yang melibatkan seluruh pihak.

4.      Manajemen Rantai Pasokan Dan Internet

Sebelum adanya internat, koordinasi rantai pasikan terhambat oleh kesulitan dalam membuat informasi bergerak secara perlahan di berbagai sistem rantai pasokan internal yang berbeda-beda untuk pembelian, manajemen bahan mentah, produksi, dan distribusi. Kesulitan lainnya adalah dalam berbagai informasi dengan rantai pasokan eksternal karena sistem pemasok, distributor, atau penyedia logistik, didasarkan pada standar dan platform teknologi yang tidak kompatibel.

Perusahaan-perusahaan menggunakan intranet untuk meningkatkan koordinasi antara proses-proses rantai pasokan internal mereka, dan ekstranet untuk mengkoordinasikan proses-proses rantai pasokan yang digunakan bersama dengan mitra bisnis mereka.

Dengan menggunakan intranet dan ekstranet, seluruh anggota rantai pasokan dengan mudah dapat berkomunikasi satu sama lain menggunakan informasi yang terbaru untuk menyesuaikan pembelian, logistik, produksi, pengepakan, dan penjadwalan.

Internet dan teknologi internet memungkinkan perpindahan dari rantai pasokan berurutan, di mana informasi dan material mengalir secara berurutan dari perusahaan ke perusahaan, ke beberapa rantai pasokan yang berlangsung bersamaan.

5.      Rantai Pasokan Yang Dipengaruhi Permintaan : Dari Produksi Dorong Hingga Traik dan Respons Pelanggan Yang Efisien

a.       Model Dorong (Model build-to-stock / push-based model)

Dalam model dorong, jadwal produksi utama didasarkan pada peramalan atau tebakan terbaik mengenai permintaan produk, dan produk-produk dengan  demikian menjadi ”didorong” kepada pelanggan.

b.      Model Tarik (pull-based model), yang juga dikenal sebagai model yang digerakkan oleh permintaan atau build-to-order, pesanan dari pelanggan akan menyebabkan kejadian-kejadian dalam rantai pasokan.

C.     Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management-CRM)

Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan mengambil dan mengintegrasikan data pelanggan dari seluruh organisasi, mengkonsolidasikan, menganalisis, lalu mendistribusikan hasilnya kepada berbagai system dan titik sentuh pelanggan di seluruh perusahaan. Titik sentuh (touch point), yang juga dikenal sebagai titik kontak, adalah metode interaksi dengan pelanggan, seperti telepon, e-mail, layanan pelanggan, surat, situs Web, perangkat nirkabel, atau toko eceran.

1.      Peranti Lunak Manajemen Hubungan Pelanggan

a.      Manajemen Hubungan Mitra (Partner Ralationship Management—PRM)

PRM menggunakan sebagian besar dari data, perangkat, dan system yang sama seperti manajemen hubungan pelanggan untuk meningkatkan kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra penjualnya. PRM menyediakan kemampuan untuk bertukar informasi dan mendistribusikan data tentang pelanggan kepada perusahaan dan mitranya, mengintegrasikan fungsi penciptaan calon pelanggan, penentuan harga, promosi, konfigurasi pesanan, dan ketersediaan. PRM juga menyediakan perangkat untuk menilai kinerja mitra perusahaan untuk memastikan bahwa mitra terbaiklah yang mendapatkan dukungan yang dibutuhkan untuk menghasilkan kegiatan bisnis lebih banyak.

b.      Manajemen Hubungan Pelanggan (Employee Relationship Manajement—ERM)

ERM berkaitan dengan masalah karyawan yang berhubungan erat dengan kinerja, dan pelatihan karyawan.