Manajemen Proyek : Menentukan Nilai Bisnis dari Sistem dan Mengelola Perubahan

A.    Sasaran Manajemen Proyek

Proyek (project) adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan yang terencana untuk mencapai sasaran bisnis tertentu. Proyek-proyek sistem informasi meliputi pengembangan sistem informasi baru, perbaikan sistem yang sudah ada, atau penggantian atau peningkatan infrastruktur TI perusahaan.

Manajemen proyek (project management) mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan, pengadaan  sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan, dan analisis hasilnya.

Cakupan (scope) mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam suatu proyek.

Waktu adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk  menyelesaikan proyek tersebut. Manajemen proyek biasanya menentukan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan komponen utama pada suatu proyek. Manajemen proyek mencoba menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan membuat jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan.

Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Manajemen proyek membuat anggaran dan mengawasi pengeluaran untuk proyek tersebut.

Kualitas adalah indicator seberapa jauh hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen. Kualitas proyek sistem informasi biasanya berujung pada peningkatan kinerja dan pengambilan keputusan organisasional.

Risiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek. Masalah potensial ini dapat menghambat sebuah proyek dalam mencapai sasaran dengan cara memperpanjang waktu dan memperbanyak biaya, menurunkan kualitas hasil proyek, atau menghalangi proyek tersebut diselesaikan.

B.     Memilih Proyek

1. Struktur Manajemen Untuk Proyek Sistem Informasi

a.      Manajemen Senior

Kelompok pengendali sistem informasi adalah kelompok manajemen senior dengan tanggung jawab mengembangkan dan mengoperasikan sistem. Komite ini terdiri atas kepala-kepala departemen dari pengguna akhir dan dari bidang sistem informasi. Komite pengendali membahas dan menyetujui rencana-rencana sistem pada semua divisi, mencoba mengkoordinasikan dan mengintegrasikan sistem-sistem, dan kemudian terlibat dalam memilih proyek sistem informasi tertentu.

b.      Manajemen Tingkat Menengah

Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek yang terdiri atas manajer sistem informasi dan manajer pengguna akhir yang bertanggung jawab atas beberapa proyek sistem informasi tertentu.

c.       Manajemen Operasional

2. Menghubungkan Proyek Sistem Dengan Rencana Bisnis

Rencana sistem informasi (information systems plan) harus mendukung rencana bisnis keleluruhan dan di mana sistem-sistem strategis dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat tertingginya. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang mengindikasikan arah pengembangan sistem (tujuan rencananya), alasan-alasannya, sistem/situasi sekarang, pengembangan baru yang perlu dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggarannya. Untuk membuat rencana yang efektif, perusahaan harus menginventarisasi dan mendokumentasi semua aplikasi sistem informasi dan komponene infrastruktur TI.

3. Analisis Perusahaan Dan Faktor Kunci Keberhasilan

a.      Analisis Perusahaan (Perencanaan Sistem Bisnis)

Analisis perusahaan (enterprise analysis) menekankan bahwa kebutuhan informasi perusahaan dapat dipahami hanya dengan cara memeriksa keseluruhan organisasi dari segi unit, fungsi, proses, dan elemen datanya. Analisis perusahaan dapat membantu mengidentifikasi berbagai entitas dan atribut kunci dari data organisasi.

Metode utama yang digunakan dalam pendekatan analisi perusahaan adalah untuk mengambil sampel yang besar dari para manajer dan bertanya kepada mereka bagaimana mereka menggunakan informasi, di mana mereka mendapatkan informasi tersebut, apa sasaran mereka, bagaimana mereka mengambil keputusan, dan apa kebutuhan data mereka.

b.      Faktor Kunci Keberhasilan (critical success factor − CSF)

Kekuatan dari metode CSF adalah menghasilkan data yang lebih sedikit untuk di analisis daripada analisis perusahaan.

Kelemahan utama metode ini adalah tidak adanya cara yang tegas dan ketat mengenai bagaimana CSF perorangan dapat dikumpulkan menjadi pola perusahaan yang jelas.

4. Analisis Portofolio