MENGEMBANGKAN SISTEM

A.     Pengembangan Sistem dan Perubahan Dalam Perusahaan

Empat macam perubahan struktural organisasi yang disebabkan oleh teknologi informasi:

1. Otomatisasi (automation)
   Penerapan pertama dari teknologi informasi antara lain adalah membantu para karyawan melakukan tugas-tugas mereka secara lebih efisien dan efektif.

2. Rasionalisasi prosedur (rationalization of procedures)
   Rasionalisasi prosedur adalah pemangkasan prosedur-prosedur operasional standar.

3. Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering)
   Rekayasa ulang bisnis menata ulang aliran-aliran kerja, menggabungkan langkah-langkah untuk mengurangi limbah dan mengeliminasi tugas-tugas yang banyak menggunakan kertas dan sifatnya repetitive (kadang-kadang rancangan yang baru juga menghilangkan beberapa pekerjaan).

Langkah-langkah rekayasa ulang yang efektif :

·        Menentukan proses bisnis yang tepat.

·        Mengidentifikasi masukan dan keluaran proses bisnis.

·        Mengidentifikasi aliran dari produk dan/atau layanan.

·        Mengidentifikasi jaringan aktivitas dan penyangga dalam proses.

·        Mengidentifikasi semua sumber daya.

·        Mengidentifikasi struktur dan aliran informasi.

·        Mengidentifikasi para pemilik proses

·        Mengidentifikasi para pelaku proses dan para pembuat keputusan.

Proses bisnis biasanya diukur dalam dimensi-dimensi berikut :

a.       Biaya proses : total biaya proses bisnis untuk transaksi yang ”pada umumnya”.

b.      Waktu proses : total waktu aktivitas dan keputusan semua pelaku.

c.       Kualitas proses : jumlah waktu dan biaya yang dihabiskan untuk mengerjakan kembali bagian dan layanan yang cacat.

d.      Fleksibilitas proses : kemampuan proses untuk memproduksi keluaran yang bervariasi, atau berubah di tengah tekanan lingkungan.

B.     Perbaikan Proses

1.      Manajemen Proses Bisnis (business process management—BPM)

Adalah upaya untuk membantu perusahaan mengelola perubahan proses yang dibutuhkan di banyak bidang dalam bisnis tersebut. Tujuan dari BPM adalah membuat perusahaan mampu menciptakan perbaikan secara kontinu dalam banyak proses bisnisnya, dan menggunakan proses-proses sebagai bahan dasar dalam membangun sistem informasi perusahaan. BPM meliputi manajemen aliran kerja, notasi pemodelan proses bisnis, pengukuran dan manajemen kualitas, manajemen perubahan, dan perangkat untuk menata ulang proses-proses bisnis perusahaan ke dalam bentuk yang terstandardisasi, yang dapat dimanipulasi secara kontinu. BPM juga meliputi pemantauan dan analisis proses.

2.      Majemen Kualitas Total dan Six Sigma

Selain juga meningkatkan efisiensi, perusahaan harus melakukan penyesuaian pada proses bisnisnya untuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan opersionalnya. Banyak yang menggunakan konsep manajemen kualitas total (total quality management—TQM) untuk menjadikan kualitas sebagai tanggung jawab semua orang dan fungsi di dalam suatu organisasi. TQM menyebutkan bahwa pencapaian dari pengendalian kualitas adalah suatu ujung dari dirinya sendiri. TQM berasal dari konsep manajemen kualitas yang dikembangkan oleh pakar kualitas AS seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran, tetapi dipopulerkan oleh orang-orang Jepang.

Six sigma adalah ukuran kualitas yang spesifik, merepresentasikan 3,4 cacat per sejuta kesempatan. Kebanyakan perusahaan tidak dapat mencapai tingkat kualitas ini tetapi menggunakan six sigma sebagai tujuan untuk mengimplementasikan sejumlah metodologi dan teknik untuk meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya. Six sigma menggunakan perangkat analisis statistik untuk mendeteksi cacat dalam melaksanakan proses yang ada dan membuat penyesuaian kecil.

C.     Proses Pengembangan Sistem

Aktivitas yang mengarah pada pembuatan solusi sistem informasi perusahaan untuk mengatasi masalah perusahaan atau memanfaatkan kesempatan disebut pengembangan sistem (system development).

1.      Analisis Sistem (system analysis)

adalah analisis masalah yang dicoba diselesaikan perusahaan dengan sistem informasi. Tahap ini terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem.

2.      Perancangan Sistem (system design)

Memperlihatkan bagaimana sistem tersebut akan memenuhi kebutuhan informasi. Perancang sistem menjelaskan spesifikasi sistem yang akan melakukan fungsi-fungsi yang diidentifikasi pada saat analisis sistem. Spesifikasi ini harus menangani semua komponen manajerial, organisasional, dan teknologi dari solusi sistemnya.

3.      Pemrograman

Selama tahap pemrograman (programming), spesifikasi sistem yang disiapkan selama perancangan diterjemahkan ke dalam kode program.

4.      Pengujian

Pengujian (testing) yang mendalam dan saksama harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem memberikan hasil-hasil yang benar. Pengujian sistem informasi dapat dibagi menjadi 3 jenis aktivitas, yaitu :

·        Pengujian unit (unit testing) atau pengujian program, menguji setiap program secara terpisah dalam sistem. Tujuannya adalah menjamin bahwa program bebas dari kesalahan, tetapi tujuan ini sebenarnya mustahil.

·        Pengujian sistem (system testing) menguji fungsi sistem informasi secara keseluruhan. Pengujian sistem mencoba menentukan apakah modul-modul yang terpisah dapat berfungsi bersama-sama seperti yang direncanakan dan apakah ada ketidakcocokan antara cara kerja sistem yang sesungguhnya dan cara kerjanya ketika sistem tersebut disusun.

·        Uji penerimaan (acceptance testing) memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan dalam situasi produksi.

5.      Konversi (conversion)

Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru. Empat strategi konversi yang utama yaitu :

·        Strategi paralel (parallel strategy)

·        Strategi pindah langsung (direct cutover)

·        Strategi studi percontohan (pilot study)

·        Strategi pendekatan bertahap (phased approach)

6.      Produksi dan Pemeliharaan